Chu trình PDCA

Chu trình PDCA (Lập kế hoạch – Thực hiện – Kiểm tra – Cải tiến) là chu trình cải tiến liên tục được Tiến sĩ Deming giới thiệu cho người Nhật trong những năm 1950

Với hình ảnh một đường tròn lăn trên một mặt phẳng nghiêng (theo chiều kim đồng hồ), chu trình PDCA cho thấy thực chất của quá trình quản lý chất lượng là sự cải tiến liên tục và không bao giờ ngừng.

Trên thực tế việc thực hiện chu trình PCDA phức tạp hơn nhiều so với tên của nó. Tuy nhiên, chu trình PDCA là nền tảng cho các chu trình cải tiến trong ISO 9001. Khi một tổ chức thực hiện được chu trình PDCA cũng sẽ làm chủ được hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001.

Khi nào cần sử dụng chu trình PDCA?

Chu trình PDCA có thể được áp dụng vào thời điểm khi doanh nghiệp :

+Bắt đầu một dự án mới

+Cải tiến quy trình, dự án đã có sẵn

+Xác định vòng lặp của một quy trình

+Lập kế hoạch và phân tích dữ liệu để xác định sự ưu tiên trong kinh doanh

+Xác định nguyên nhân gốc rễ gây ra sai sót trong quá trình vận hành

Tuy nhiên, việc triển khai chu trình PDCA đòi hỏi nhiều thời gian và sự tập trung nguồn lực. Vì vậy, phương thức này sẽ không phải là cách tiếp cận thích hợp để giải quyết vấn đề khẩn cấp hoặc các công việc đòi hỏi sự sáng tạo và nhanh nhạy.

Lợi ích của PDCA đối với doanh nghiệp

Chu trình PDCA được coi là một trong những công cụ quản lý hữu hiệu nhất hiện nay, bởi những lợi ích mà nó mang lại cho doanh nghiệp:

+Là cơ sở giúp các quy trình được cải tiến liên tục và đạt được mục tiêu đề ra

+Theo dõi, kiểm soát các hoạt động mua bán, sản xuất, kinh doanh một cách toàn diện

+Khuyến khích doanh nghiệp thay đổi cách quản lý hiệu quả hơn

+Duy trì hiệu lực cho các hoạt động giám sát

+Nâng cao khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường

Chu trình PDCA diễn ra như thế nào?

1. Plan – Lập kế hoạch Ở giai đoạn này, bạn sẽ lập kế hoạch cho những việc cần phải làm. Việc lập kế hoạch đóng vai trò quan trọng trong chu trình PDCA, vì nó sẽ quyết định phần nào sự thành công của hoạt động.

Plan trong chu trình PDCA cần:

Xác định vấn đề cần giải quyết hay mục tiêu cần đạt được.

Chuẩn bị đầy đủ các nguồn lực trước khi triển khai kế hoạch.

Chọn cách thực hiện hiệu quả và tối ưu nhất.

Các chỉ số đánh giá sự thành công của kế hoạch.

Để kế hoạch không bị sai sót khi áp dụng vào thực hiện, bạn cần xem qua và điều chỉnh trước khi bắt đầu.

2. Do – Thực hiện

Sau khi thống nhất kế hoạch, đã đến lúc bạn phải hành động. Ở giai đoạn này, bạn sẽ bắt đầu thực hiện mọi thứ đã được lên kế hoạch trong giai đoạn trước.

Hãy lưu ý rằng một số vấn đề chưa được lường trước có thể xảy ra ở giai đoạn này. Vì vậy trước khi áp dụng kế hoạch chính thức, bạn có thể áp dụng kế hoạch của mình trên quy mô nhỏ và trong một phạm vi có thể kiểm soát tốt chất lượng.

3. Check – Kiểm tra

Đây có lẽ là giai đoạn quan trọng nhất của chu trình PDCA. Nếu bạn muốn làm rõ kế hoạch của mình, tránh những sai lầm tái diễn và áp dụng cải tiến liên tục thành công, bạn cần chú ý đầy đủ đến giai đoạn Check.

Tại đây, bạn cần kiểm tra việc thực hiện kế hoạch của mình và xem liệu kế hoạch ban đầu của bạn có thực sự hoạt động hay không. Hơn nữa, bạn sẽ có thể xác định các phần có vấn đề của quy trình hiện tại và loại bỏ chúng trong tương lai. Nếu có vấn đề gì xảy ra trong quá trình này, bạn cần phải phân tích nó và tìm ra nguyên nhân gốc rễ của các vấn đề.

4. Action – Hành động

Bạn đã đến giai đoạn cuối cùng của chu trình PDCA. Trước đây, bạn đã phát triển, áp dụng và kiểm tra kế hoạch của mình. Bây giờ, bạn cần phải Action (hành động).

Nếu mọi thứ diễn ra hoàn hảo theo kế hoạch và bạn đã đạt được các mục tiêu ban đầu, thì bạn có thể tiếp tục và áp dụng kế hoạch này lâu dài hơn.

Chu trình PDCA là một khuôn khổ đơn giản nhưng mạnh mẽ để khắc phục các sự cố ở bất kỳ cấp độ nào trong tổ chức của bạn. Cách tiếp cận lặp đi lặp lại giúp bạn tìm và thử nghiệm các giải pháp và cải thiện chúng thông qua chu trình giảm thiểu các vấn đề không nên có.