Cách tạo ra sơ đồ tổ chức tốt nhất cho doanh nghiệp

Bất kể bạn làm việc ở đâu, việc biết được ai làm việc gì và họ phù hợp với vai trò nào có thể giúp mọi người hoàn thành công việc tốt hơn. Sơ đồ tổ chức mang lại cho mọi người cái nhìn tổng quan về cách tổ chức doanh nghiệp, cho dù đó là văn phòng, một doanh nghiệp khởi nghiệp, nhà máy sản xuất hay hình thức nào khác.

Sơ đồ tổ chức là gì?

Có thể bạn đã nhìn thấy sơ đồ tổ chức trước đây. Sơ đồ tổ chức còn được gọi là biểu đồ tổ chức hay organogram, hộp tính năng, hình dạng hoặc ảnh thể hiện mọi người và các vị trí. Các sơ đồ tổ chức cũng có thể bao gồm thông tin liên hệ, đường dẫn đến trang, biểu tượng và hình minh họa.

hình ảnh – ví dụ về sơ đồ tổ chức

Khi được nối bằng các đường, những hộp này tạo nên một sơ đồ mô tả cấu trúc bên trong của một tổ chức. Biểu đồ này cho thấy ai báo cáo cho ai, các bộ phận nằm ở đâu và các phòng ban được kết nối như thế nào.

Các lợi ích

Sơ đồ tổ chức có thể giúp nhân viên mới tuyển dụng hoặc tình nguyện viên tìm hiểu nhanh chóng về công ty bằng cách trợ giúp họ đưa tên và hình ảnh khuôn mặt vào các vai trò và nghĩa vụ công việc. Ngay cả đối với những nhân viên lâu năm, chủ doanh nghiệp và bộ phận Nhân sự cũng có thể hưởng lợi từ một sơ đồ tổ chức thuận tiện.

Sau đây là vai trò của sơ đồ tổ chức:

Hiển thị cấu trúc và hệ thống thứ bậc nội bộ
Giúp nhân viên biết được người cần báo cáo cũng như người cần liên hệ khi xảy ra vấn đề
Hỗ trợ làm rõ vai trò và trách nhiệm
Giúp dễ dàng lưu giữ thông tin liên hệ của nhân viên ở một nơi thuận tiện
Giúp bộ phận quản lý biết được số lượng nhân viên trong từng phòng ban cũng như cách phân bổ nhân viên và các nguồn lực khác hiệu quả nhất
Mang lại thông tin chuyên sâu cho nhân viên về các kênh thăng chức

Một sơ đồ tổ chức có thể làm được mọi việc. Hãy xem những loại sơ đồ tổ chức được các công ty sử dụng nhiều nhất:

4 loại sơ đồ tổ chức

Loại sơ đồ tổ chức bạn dùng sẽ tùy thuộc vào đối tượng của bạn, tổ chức của bạn và nội dung bạn muốn truyền tải. Bạn có thể chỉ cần một mẫu sơ đồ cho toàn bộ công ty hoặc một vài sơ đồ cho nhiều đối tượng hoặc bộ phận khác nhau.

Mặc dù bạn có thể sửa đổi và chỉnh sửa từng loại sơ đồ tổ chức, nhưng hầu hết các công ty đều sử dụng sơ đồ tổ chức thuộc 1 trong 4 loại sau đây:

1. Thứ bậc từ trên xuống dưới theo chức năng

Phù hợp để hiển thị cấu trúc doanh nghiệp kiểu truyền thống, sơ đồ thứ bậc bắt đầu bằng Bộ C ở trên cùng, sau đó chia nhỏ thành các phòng ban hoặc bộ phận. Trong từng bộ phận, bạn sẽ liệt kê người quản lý cao cấp, người quản lý bậc trung, nhân viên lâu năm, nhân viên bậc trung và nhân viên mới. Cuối cùng, biểu đồ thứ bậc trông giống như tòa kim tự tháp với mọi phòng ban đều hướng lên Giám đốc điều hành (CEO).

LƯU Ý: Sơ đồ tổ chức theo thứ bậc thường dễ hiểu. Tuy nhiên, khi có nhiều lớp trong hệ thống điều hành, thì có vẻ khó mà biết được người cần kết nối và thời điểm kết nối, đặc biệt là nếu có vấn đề hoặc ai đó có ý tưởng mới.

2. Sơ đồ tổ chức theo bộ phận

Mẫu này là lựa chọn an toàn nếu công ty của bạn được tổ chức theo dòng sản phẩm hoặc khu vực địa lý. Nếu các dòng sản phẩm hoặc khu vực địa lý không phụ thuộc vào nhau thì sơ đồ tổ chức theo bộ phận cũng là cách hiệu quả để thể hiện rõ ràng điều đó. Giống như sơ đồ tổ chức theo thứ bậc, sơ đồ theo bộ phận bắt đầu bằng chủ tịch hoặc CEO, nhưng thay vì chia thành các phòng ban với nguồn lực dùng chung, thì sơ đồ này lại chia thành các lĩnh vực hoạt động (LOB). Biểu đồ bao gồm các phòng ban của từng lĩnh vực hoạt động, chẳng hạn như Nhân sự, kế toán, pháp lý và tiếp thị cùng với những người hoặc vị trí trong những phòng ban đó.

LƯU Ý: Vì các tổ chức như thế này thường có các phòng ban dư thừa trong từng bộ phận, nên cấu trúc theo bộ phận có thể dẫn đến sự bành trướng trong đội ngũ nhân viên và chi phí hoạt động chung không cần thiết.

3. Sơ đồ tổ chức ma trận

Loại sơ đồ tổ chức này thường áp dụng cho các công ty có các nhóm hoặc thành viên nhóm có nhiều người quản lý. Chẳng hạn, tại một tòa báo, một phóng viên có thể hoạt động trong cả mảng tin tức địa phương lẫn tài chính, nghĩa là họ có 2 người quản lý. Hoặc một người thiết kế đồ họa tại một nhà cung cấp năng lượng có thể báo cáo cho trưởng bộ phận thiết kế đồ họa. Tuy nhiên, vì làm việc cho các dự án của bộ phận năng lượng tái tạo, nên người thiết kế đó cũng có thể liên hệ với ai đó trong đội ngũ đó.

LƯU Ý: Khi các thành viên nhóm hoạt động trong nhiều phòng ban, các tổ chức thường có thể tìm những cách sáng tạo để giải quyết vấn đề. Điều này sẽ tạo ra môi trường mang tính cộng tác hơn. Tuy nhiên, khi các nhóm hoặc thành viên nhóm có nhiều người giám sát, điều đó có thể làm tăng sự khó hiểu và xung đột.

4. Sơ đồ tổ chức phẳng

Hầu hết được các công ty nhỏ sử dụng độc quyền, sơ đồ tổ chức phẳng hoặc “theo chiều ngang” thường có 2 cấp độ: viên chức hành chính và nhân viên. Trong sơ đồ này, các đường liền biểu thị hệ thống điều hành chính và các đường chấm biểu thị mối quan hệ phụ. Trên giấy tờ, các công ty có cấu trúc tổ chức phẳng có thể có hình thức tương tự như một sở cứu hỏa nhỏ, với cảnh sát trưởng, 3 đội trưởng và một vài lính cứu hỏa hoạt động dưới quyền của đội trường. Hoặc có thể có một người giám sát hoặc trưởng phòng ban có một vài nhân viên báo cáo trực tiếp.

LƯU Ý: Trong một cấu trúc phẳng, người giám sát và các nhóm của họ thường có sự chia sẻ và mối quan hệ chặt chẽ trong khi ra quyết định. Các nhân viên thường có nhiều trách nhiệm và quyền tự quyết hơn trong các cấu trúc tổ chức khác. Điều này nghĩa là việc tạo dựng lòng tin là rất quan trọng và làm việc nhóm cũng vậy. Tuy nhiên, vì ma trận thì nhỏ gọn, nếu có xung đột giữa các thành viên thì họ có thể lên tiếng do thực tế là nhóm đó rất nhỏ.

Tạo sơ đồ tổ chức bằng phần mềm

Phần mềm sơ đồ tổ chức khiến cho việc tạo sơ đồ tổ chức mới và sửa đổi sơ đồ cũ trở nên đơn giản. Hãy xem xét cách tạo một sơ đồ tổ chức trực tuyến bằng một số lựa chọn phần mềm phổ biến nhất hiện có.

Sơ đồ tổ chức trong PowerPoint

PowerPoint có thể được thiết kế làm công cụ thuyết trình, nhưng bạn có thể dùng ứng dụng này để phát triển sơ đồ tổ chức. Cách bắt đầu:

Mở tài liệu PowerPoint mới
Chuyển đến tab Chèn và bấm vào SmartArt
Chuyển đến nhóm Thứ bậc và chọn mẫu sơ đồ tổ chức bạn cần
Bấm vào các hình để thêm văn bản
Thêm các hình (hoặc người) khác nếu cần

Sau khi giải thích trách nhiệm của tất cả mọi người, bạn có thể bắt đầu sắp xếp lại sơ đồ tổ chức trong PowerPoint. Chỉ cần quay lại tab Thiết kế trong công cụ SmartArt và dùng các nút Promote/Demote để di chuyển các hình theo chiều dọc. Dùng các nút Move Up/Move Down để di chuyển các hình theo chiều ngang.

Sơ đồ tổ chức trong Word

Thường không được dùng để tạo sơ đồ tổ chức, nhưng Microsoft Word có thể giúp thiết kế các sơ đồ cơ bản thể hiện chức năng của tổ chức. Để tạo một sơ đồ tổ chức trong Word, bạn cần:

Chuyển đến tab Chèn và bấm vào SmartArt.
Chuyển đến nhóm Thứ bậc và chọn mẫu sơ đồ tổ chức bạn muốn sử dụng.
Tiếp theo, bạn sẽ nhìn thấy một menu có các hình đại diện cho mọi người. Chỉ cần nhập văn bản đại diện cho từng người trong biểu đồ của bạn.
Nếu bạn cần thêm hình vào mẫu sơ đồ tổ chức, hãy bấm vào tab Thiết kế trong công cụ SmartArt rồi bấm vào Thêm hình.
Để sắp xếp ai đó trong sơ đồ tổ chức, hãy bấm vào tên của họ trong Hộp thoại văn bản. Nhấn Tab để di chuyển lên hoặc Shift + Tab để di chuyển xuống. Hoặc bạn có thể quản lý thứ bậc trong tab Thiết kế của SmartArt.

Bạn có thể điều chỉnh màu sắc, phông chữ và kích thước qua các tab Định dạng và Thiết kế của công cụ SmartArt.

Sơ đồ tổ chức trong Visio từ Excel

Visio là công cụ tạo canvas kéo và thả trực quan, cho phép mọi người tạo sơ đồ tổ chức, đồng thời có khả năng kết nối với dữ liệu trong các tệp Excel hoặc Active Directory hiện có để giúp bạn tự động tạo sơ đồ tổ chức. Tuy nhiên, khi kết hợp cả hai chức năng, bạn có thể tạo sơ đồ tổ chức bắt mắt cho các công ty thuộc mọi quy mô. Để bắt đầu, hãy mở Visio và bấm vào Trình hướng dẫn tạo sơ đồ tổ chức, sau đó:

Bấm vào “Thông tin’đã được lưu trữ trong tệp hoặc cơ sở dữ liệu”
Trả lời câu hỏi khi được nhắc
Nhập ảnh hoặc hình ảnh nếu bạn muốn
Bấm vào kết thúc

Cùng với việc nhập thông tin vào sơ đồ tổ chức từ Excel, bạn cũng có thể thêm trực tiếp thông tin vào Trình hướng dẫn tạo sơ đồ tổ chức.

Các mẹo khác về sơ đồ tổ chức

Thậm chí với phần mềm sơ đồ tổ chức, các sơ đồ tổ chức có thể nhanh chóng trở thành một khối hình và từ không nổi bật. Tuy nhiên, với đôi chút thao tác thiết kế, chúng có thể thu hút sự chú ý của mọi người theo cách phù hợp. do đó, khi hoàn thiện sơ đồ, hãy cố gắng:

Đặt kích thước phù hợp. Nếu quá lớn, sơ đồ trông sẽ trướng. Nếu bạn cần tạo 3 sơ đồ thay vì 1, hãy làm như vậy. Bằng cách này, đối tượng của bạn có thể xem tổng quan về cấu trúc tổ chức, sau đó nghiên cứu kỹ hơn về các phòng ban hoặc bộ phận khi hoàn tất. Chỉ cần đảm bảo rằng tất cả mọi thành phần đều hướng về cấp độ cao nhất trong tổ chức.
Sử dụng hình dạng và màu sắc một cách nhất quán. Bằng cách sử dụng cùng một hình cho những người giám sát, một hình khác cho nhân viên bậc trung và một hình khác nữa cho nhân viên mới, bạn có thể giúp mọi người hiểu rõ hơn về sơ đồ. Tương tự, hãy dùng cùng một màu cho từng bộ phận trong công ty của bạn.
Thêm thông tin phù hợp. Hãy nhớ thêm thông tin chi tiết về đội ngũ nhân viên của bạn, chẳng hạn như thông tin liên hệ, địa điểm, khách hàng hoặc chuyên môn. Theo đó, khi ai đó cần được trợ giúp, họ có thể biết được ai làm nhiệm vụ gì và ở đâu.
Hiển thị các trợ lý bằng thanh bên phía dưới người quản lý. Kiểu cài đặt này có thể chỉ ra vai trò trợ lý trong khi vẫn thể hiện rõ những nhân viên báo cáo trực tiếp của người quản lý. Ngoài ra, điều này giúp mọi người biết được cần liên hệ với ai nếu cần gặp người quản lý.
Chú ý đến khoảng cách. Duy trì khoảng cách đều nhau giữa các hộp. Sơ đồ của bạn sẽ dễ đọc hơn và có hình thức chuyên nghiệp hơn.

Sau khi hoàn thành sơ đồ, hãy nhờ ai đó biết rõ về tổ chức (và ai đó không biết rõ) xem sơ đồ. Nhờ đó, bạn có thể đảm bảo rằng sơ đồ không chỉ đúng mà còn rõ ràng và đầy đủ thông tin cho mọi người ở mọi cấp bậc.