Những khó khăn khi đào tạo nhân viên và các giải pháp khắc phục
Những khó khăn khi đào tạo nhân viên là điều mà tổ chức cần quan tâm và giải quyết. Hiểu được khó khăn và cách khắc phục sẽ giúp cho việc đào tạo nội bộ tại công ty đạt được hiệu quả như mong đợi. Hãy cùng mình tìm hiểu những vấn đề thường gặp phải trong quá trình đào tạo cũng như giải pháp khắc phục trong bài viết dưới đây.
1. Khác biệt về thói quen và khả năng học tập
Mỗi nhân viên sẽ có thói quen và khả năng học tập khác nhau. Bên cạnh đó, mỗi cá nhân sẽ có các cấp bậc năng lực chuyên môn khác biệt ứng với công việc của mình. Vì vậy, tất cả nhân viên trong cùng một tổ chức khó có thể tiếp thu cùng một lượng thông tin, kiến thức như nhau. Do đó, Doanh nghiệp cần xem xét thật kỹ để tránh những vấn đề phát sinh không đáng có trong quá trình đào tạo nội bộ
Giải pháp khắc phục:
Khảo sát, nghiên cứu về thói quen, hành vi học tập của các đối tượng tham gia đào tạo, từ đó phân tích nhu cầu của học viên.
Chọn phương pháp, địa điểm học phù hợp với từng nhóm đối tượng.
Sử dụng tất cả các phương tiện cần thiết để hỗ trợ giải đáp thắc mắc của người học.
Kết hợp các hình thức nội dung khác nhau như slide, video, tài liệu, hình ảnh,… để phù hợp với các nhu cầu khác nhau của người học.
2. Các chương trình đào tạo thiếu tính linh hoạt
Một số doanh nghiệp tổ chức chương trình đào tạo diễn ra sau giờ làm hoặc các ngày cuối tuần dẫn đến nhân viên không phải lúc nào cũng sẵn sàng tham gia khóa học. Bên cạnh công việc của công ty, nhân viên còn cần có thời gian bên cạnh gia đình, bạn bè và tham gia các hoạt động cá nhân khác. Khi đó, việc tham gia các khóa đào tạo trở nên ép buộc dẫn đến kết quả chất lượng đào tạo không đạt hiệu quả cao.
Cách khắc phục:
Các doanh nghiệp nên bố trí thời gian đào tạo hợp lý. Hạn chế đào tạo sau giờ làm việc hoặc các ngày cuối tuần.
Tránh việc đi lại quá nhiều trong quá trình đào tạo khiến nhân viên khó tập trung.
Đưa công nghệ số hóa vào các khóa đào tạo như tạo hình ảnh, màu sắc xen lẫn các video ngắn nhằm mục đích truyền tải nội dung tốt hơn là các văn bản lý thuyết dài dòng, khó hiểu.
Những nội dung trừu tượng, khó hiểu nên truyền tại bằng hình ảnh, nhân vật hoặc lấy ví dụ cụ thể để nhân viên có thể tiếp thu nhanh hơn.
Sau các buổi đào tạo nên có những đánh giá đơn giản, ngắn gọn. Điều này có thể giúp nhân viên được phản hồi kết quả kiến thức thu nhận được từ chương trình đào tạo.
Tối ưu hóa việc học trên mọi thiết bị di động, điều này giúp nhân viên có thể học mọi lúc mọi nơi.
3. Nhân viên không tích cực trong việc tham gia chương trình đào tạo
Có 3 yếu tố chính tác động đến quá trình tham gia đào tạo của nhân viên bao gồm:
- Nhận thức.
- Cảm xúc.
- Hành vi.
Khi 3 yếu tố này mâu thuẫn với nhau, nhân viên sẽ có xu hướng không tự giác, thiếu tính chủ động trong học tập. Điều này khiến cho việc tiếp thu kiến thức không hiệu quả như kỳ vọng ban đầu. Hành vi sẽ không thay đổi nếu nhận thức của nhân viên không thay đổi. Chính vì thế việc học sẽ trở nên áp lực, ép buộc, dẫn đến phát sinh tâm lý chống đối trong nhân sự
Giải pháp khắc phục:
Mỗi chương trình đào tạo nên kết hợp các hoạt động thực tế để tránh gây nhàm chán cho người học.
Sử dụng các trang mạng xã hội, diễn đàn để tăng tương tác giữa nhân viên với nhân viên, giữa nhân viên và người phụ trách đào tạo.
Văn hóa học tập tích cực để nhân viên có thể thấy được bản thân là một phần trong buổi học đó.
Bài giảng cần thực tế, có hình ảnh, video minh họa, nội dung phù hợp.
Người giảng cần dùng từ ngữ dễ hiểu, trò chuyện và tương tác tích cực với người học để giúp nhân viên tiếp thu nhanh hơn, dễ học, dễ hiểu.
Thực hiện các đánh giá cơ bản và thu thập phản hồi của các bên liên quan để phân tích và thực hiện chỉnh sửa chương trình đào tạo phù hợp.
Tạo điều kiện thuận lợi cho việc học của nhân viên bằng các phương pháp dạy học hiện đại, sử dụng các thiết bị thông minh để người học có thể tham gia và học tập mọi lúc mọi nơi.
4. Có sự phân tán về nhân sự
Với những công ty lớn, nhiều cơ sở thì việc một nhân sự lớn tập trung tại một thời điểm là điều khá khó khăn. Nhân sự phân tán, khác biệt về văn hóa, ngôn ngữ, không đồng nhất về thời gian, nội dung đào tạo là những khó khăn không thể tránh khỏi với một doanh nghiệp nhiều chi nhánh, đa quốc gia…
Giải pháp khắc phục:
Sử dụng phương pháp đào tạo trực tuyến bằng các ứng dụng, phần mềm sẵn có. Internet sẽ giúp doanh nghiệp có thể tập trung đào tạo toàn bộ nhân sự tại cùng một thời điểm.
Xác định và thống nhất cụ thể về mục tiêu đào tạo từ đầu.
Nên có các cuộc trao đổi kết quả, đánh giá sau khóa đào tạo để tăng mức độ tương tác của nhân viên. Khi đó, nhân viên sẽ có nhiều động lực hơn để tham gia khóa học nếu họ hiểu được mục tiêu đào tạo.
5. Phát sinh về chi phí đào tạo
Doanh nghiệp nào cũng muốn tối ưu về chi phí nhưng hiệu quả đạt được phải là tối đa. Đây là những khó khăn khi đào tạo nhân viên mà rất nhiều doanh nghiệp phải đau đầu, tính toán kỹ lưỡng. Những hình thức đào tạo offline khá tốn kém và khó khăn vì những những phát sinh về chi phí đi lại, địa điểm đào tạo,…
Giải pháp khắc phục:
Chuyển đổi hình thức đào tạo từ offline sang trực tuyến. Doanh nghiệp sẽ loại bỏ được các chi phí về di chuyển, phí thuê địa điểm cũng như những chi phí phát sinh khác.
Cân nhắc sử dụng các phần mềm quản lý đào tạo. Nếu hệ thống này triển khai tốt thì doanh nghiệp sẽ giảm được mức chi phí đào tạo doanh nghiệp.
Sử dụng đào tạo trực tuyến thay vì đào tạo trực tiếp để tiết kiệm được các khoản chi phí không cần thiết.
Để giải quyết được tất cả các khó khăn khi đào tạo nhân viên, ứng dụng một phần mềm đào tạo nội bộ là một giải pháp toàn diện nhất mà các Doanh nghiệp thật sự cần cân nhắc. Một phần mềm đào tạo sẽ giúp nhà quản trị tiết kiệm được thời gian và chi phí cho việc đào tạo. Thông qua phần mềm đào tạo, nhân sự sẽ chủ động hơn trong việc sắp xếp thời gian học tập cũng như xác định lộ trình phù hợp cho bản thân.
6. Nội dung đào tạo quá tập trung vào lý thuyết
Một trong những khó khăn khi đào tạo nhân viên đến từ việc Doanh nghiệp chỉ tập trung vào lý thuyết suông trong các chương trình huấn luyện. Một buổi đào tạo chỉ toàn là lý thuyết sẽ khiến người tham gia cảm thấy nhàm chán và mất kiên nhẫn.
Thay vào đó, hãy tạo điều kiện để nhân sự có thể áp dụng những kiến thức được học vào các công việc thực tế. Chỉ khi đó, chương trình đào tạo của bạn mới thật sự đem lại giá trị cho người tham gia.
Giải pháp khắc phục:
Doanh nghiệp có thể cân nhắc sử dụng quy tắc “70-20-10”: thường được áp dụng khi tổ chức các chương trình phát triển nhân viên. Theo đó, 70% chương trình đào tạo sẽ được tiến hành khi nhân viên thực hiện công việc, 20% được thực hiện thông qua quá trình thu thập các phản hồi từ các bên liên quan, 10% còn lại chỉ tập trung vào lý thuyết.
Bên cạnh đó, hãy đào tạo lý thuyết xen lẫn các tình huống thực tế để nhân viên có thể dễ dàng tiếp thu kiến thức, nâng cao trình độ chuyên môn và phát triển toàn diện.
Những khó khăn khi đào tạo nhân viên là vấn đề mà nhiều doanh nghiệp đang gặp phải. Tuy nhiên, hiểu được vấn đề và tìm cách khắc phục sẽ giúp doanh nghiệp có thể phát triển đội ngũ nhân viên chất lượng hơn. Hy vọng những thông tin mà mình vừa cung cấp sẽ giúp bạn có thể khắc phục được những khó khăn trong quá trình đào tạo nhân sự mà tổ chức đang gặp phải.