TPM (Total Productive Maintenance)

TPM (Total Productive Maintenance) tạm dịch là 'Duy trì hiệu suất tổng thể', hay 'Duy trì hiệu suất thiết bị tổng thể', là một thuật ngữ liên kết của hai khái niệm Hiệu suất (Productive) và Bảo dưỡng (Maintenance ), làm mờ đi sự khác biệt giữa vai trò của sản xuất và bảo trì bằng cách đặt trọng tâm vào việc trao quyền cho người vận hành để bảo trì thiết bị. TPM nhấn mạnh việc bảo trì chủ động. Máy móc chỉ dừng khi chúng ta chủ động dừng nó trong kế hoạch bảo trì hệ thống, chứ không phải dừng khẩn cấp vì tai nạn hay sự cố hỏng hóc. Việc này được xem như một mắt xích trong qui trình sản xuất.

 

TPM giúp doanh nghiệp gia tăng lợi thế cạnh tranh sản phẩm, phát triển thương hiệu doanh nghiệp cũng như tăng sức hấp dẫn về nơi làm việc lý tưởng bởi vì nó có thể giải quyết được các yếu tố quyết định trong cạnh tranh như Năng suất (Productivity), chất lượng (Quality), chi phí (Cost), giao hàng (Delivety), tinh thần làm việc (Moral), Môi trường - An toàn lao động & (Environment- Safety- Health). Trong bài viết này, Bạn hãy cùng HR PARTNERS tìm hiểu về:

1. Lịch sử hình thành và phát triển của TPM
2. Khái niệm TPM
3. Mục tiêu và lợi ích của TPM
4. Tám trụ cột của TPM

I. Lịch sử hình thành và phát triển của TPM

Vào đầu thập niên 1950s, Nippon Denso, một thành viên của Toyota Group, đã tiên phong cùng nhiều doanh nghiệp Nhật khác áp dụng phương pháp bảo dưỡng phòng ngừa (preventive maintenance) có xuất xứ từ Mỹ. Phương pháp bảo dưỡng phòng ngừa đã giúp các công ty giảm các sự cố, hỏng hóc xảy ra. Do đó nó được áp dụng khá rộng rãi tại thời điểm này. 

Vào những năm 1960, theo quan điểm cổ điển, phân xưởng sản xuất là nơi công nhân vận hành máy móc để tạo ra sản phẩm còn bảo dưỡng máy móc là trách nhiệm của bộ phận Bảo trì. Tuy nhiên với mức độ tự động hóa cao, máy móc thiết bị trong nhà máy ngày càng nhiều đòi hỏi bộ phận Bảo trì phải có nhiều người, thậm chí còn đông hơn công nhân vận hành máy. Bên cạnh đó, do khối lượng công việc nhiều, bộ phận Bảo trì không có thời gian kiểm tra, đánh giá thực tế tình trạng vận hành của máy móc mà thường tiến hành thay thế phụ tùng định kỳ theo kế hoạch, mà thực tế rất nhiều phụ tùng vẫn còn sử dụng được thêm một thời gian nữa. Điều này dẫn tới chi phí cho hoạt động bảo dưỡng phòng ngừa làm tăng giá thành sản phẩm lên rất nhiều. Các nhà quản lý nhận thấy cần phải thay đổi, và hoặt động bảo dưỡng bắt đầu được xác định là công việc liên quan đến trách nhiệm của toàn nhà máy, trong đó vai trò của người công nhân vận hành thiết bị là rất quan trọng.  Nippon Denso là công ty Nhật Bản đầu tiên đã triển khai kết hợp phương pháp bảo dưỡng phòng ngừa và bảo dưỡng tự chủ (tự bảo dưỡng) - Autonomous maintenance. Người công nhân vận hành máy sẽ làm luôn công tác bảo dưỡng hằng ngày trên các thiết bị, còn bộ phận bảo trì sẽ quản lý các công tác bảo dưỡng quan trọng định kỳ.

Vào năm 1971, viện Bảo dưỡng nhà máy Nhật bảo (Japan Institute ò Plant Maintenance - JIPM) giới thiệu phương pháp TPM, và một yếu tố quan trọng của TPM, Tự bảo dưỡng - Autonomous maintenance, cũng bắt đầu xuất hiện từ đây.

Vào thập niên 1980, TPM được phổ biến rộng ra bên ngoài Nhật Bản nhờ cuốn sách 'Introduction to TPM and TPM Development Program; của tác giả Seiichi Nakajima, một chuyên gia của JIPM. TPM có rất nhiều yếu tố mới tác động đến sản xuất công nghiệp quốc tế: sự xuất hiện và tác động của quá trình quốc tế hóa và toàn cầu hóa, sự thành công của công nghiệp Nhật bản, nơi đã chú trọng cao độ đến cải tiến liên tục chất lượng sản phẩm thông qua các phương pháp TQM và JIT. Tất cả những yếu tố đó đã góp phần ra đời một khái niệm mới : thực hành sản xuất tốt toàn cầu (World Class Manufacturing Best Practices). Những nhà nghiên cứu đề xuất khái niệm này: Hayes and Wheelwright (1984), Schonberger (1986), Schroeder and Flynn (2001) cho rằng, chiến lược của các nhà sản xuất hàng đầu thế giới là “cạnh tranh bằng chất lượng” thông qua việc áp dụng các công cụ thực hành hướng vào cải tiến liên tục quá trình, với sự tham gia của tất cả thành viên của tổ chức và cam kết cao độ của lãnh đạo để bảo đảm rằng sản phẩm và quá trình đáp ứng các yêu cầu cao của khách hàng.

II. Khái niệm TPM

TPM là chữ viết tắt tiếng Anh của Total Productive Maintenance, tạm dịch là Duy trì hiệu suất tổng thể. Mỗi từ trong tiếng Anh thể hiện ý nghĩa như sau:

Duy trì - Maintenance

• Giữ cho thiết bị luôn trong điều kiện hoạt động tốt
• Thực hành bảo dưỡng, vệ sinh, tra dầu mỡ và sửa chữa

Hiệu suất - Productive

• Liên quan đến hiệu quả của hoạt động sản xuất - kinh doanh
• Giảm thiểu các vấn đề phát sinh trong quá trình sản xuất
• Thiết bị hoạt động hiệu quả

Tổng thể - Total

• Liên quan đến tất cả các thành viên trong tổ chức
• Mỗi thành viên, từ vị lãnh đạo cấp cao đến cấp bậc công nhân, lao động phổ thông đều phải tham gia vào các hoạt động của TPM
• Nhắm tới loại bỏ tai nạn, tỷ lệ ngừng máy, giảm chi phí, tăng chất lượng môi trường làm việc và hiệu quả hoạt động kinh doanh tổng thể.

Có thể hiểu, TPM kết hợp thực hành bảo dưỡng phòng ngừa với Quản lý chất lượng toàn diện (Total Quality Management - TQM) với sự tham gia của tất cả mọi người có liên quan để hình thành nên một văn hóa, đó là người vận hành thiết bị đóng vai trò là người chủ của thiết bị đó, phối hợp chặt chẽ với cán bộ chuyên trách bảo dưỡng, kỹ sư sản xuất và cán bộ quản lý để đảm bảo thiết bị được vận hành trơn tru hàng ngày. Nhiều tổ chức hiểu sai về TPM khi cho rằng chỉ công nhân trong phân xưởng sản xuất cần tham gia các hoạt động TPM. Trên thực tế, để có hiệu quả, TPM cần phải được thực hiện có hiệu lực trên cơ sở toàn bộ tổ chức và có sự tham gia của tất cả mọi người. Với TPM, mọi người cùng hợp lực và tương tác với nhau để nâng cao hiệu suất hoạt động của thiết bị một cách hiệu quả nhất. Cách nghĩ “Trách nhiệm của TÔI, người công nhân, là vận hành thiết bị - Trách nhiệm của ANH, cán bộ bảo dưỡng, là sửa chữa thiết bị” được thay bằng “TÔI và ANH chịu trách nhiệm về thiết bị của chúng ta, nhà máy của chúng ta, tương lai của chúng ta”.
Như vậy, TPM là một phương pháp quản lý thiết bị, bao gồm các hoạt động nhằm ngăn ngừa những hỏng hóc và khuyết tật về chất lượng, loại bỏ hoạt động sửa chữa thiết bị và làm cho công việc của người vận hành thiết bị dễ dàng hơn, an toàn hơn. Một trong những nguyên tắc cơ bản của TPM là người vận hành thiết bị là những người hàng ngày tiếp xúc với thiết bị, bằng kiến thức và hiểu biết về các điều kiện vận hành để dự đoán, ngăn ngừa hư hỏng và những tổn thất khác liên quan đến thiết bị. Họ thực hiện việc này thông qua vệ sinh, kiểm tra thiết bị thường xuyên và các hoạt động tự bảo dưỡng theo nhóm. Đây được hiểu là hoạt động bảo dưỡng tự chủ hay tự bảo dưỡng.
 

III. Mục tiêu và lợi ích của TPM

1. Mục tiêu của TPM

TPM nhằm xây dựng một công ty hoạt động khỏe mạnh hơn, hiệu quả hơn thông qua việc nâng cao hiệu quả của thiết bị cũng như con người. Mục tiêu chính của TPM là:

• Không có sự cố phải dừng máy để sửa chữa (Zero Breakdow);
• Không có phế phẩm (Zero Defect);
• Không có lãng phí (Zero Waste);
• Nâng cao ý thức trách nhiệm và tinh thần làm chủ (High Morale - Business Ownership).

2. Lợi ích của TPM

Lợi ích trực tiếp:

• Tăng năng suất và hiệu suất thiết bị toàn phần (OEE);
• Giảm chi phí sản xuất phát sinh do máy móc hỏng và dừng hoạt động thông qua thiết lập một hệ thống bảo dưỡng trong suốt vòng đời của thiết bị;
• Nâng cao sự hài lòng của khách hàng do giao hàng đúng hạn và chất lượng đáp ứng yêu cầu.

Lợi ích gián tiếp:

• Tạo môi trường làm việc tốt hơn, giảm tai nạn lao động;
• Cải tiến kỹ năng và kiến thức của cán bộ nhân viên;
• Khuyến khích phát huy tính sáng tạo và tinh thần làm chủ.

IV. Tám trụ cột của TPM

TPM được ví như một ngôi nhà, trong đó các nguyên tắc của TPM chính là hệ thống cột trụ của ngôi nhà đó. Các trụ cột (Pillar) của hoạt động TPM gồm:

• Bảo trì tự quản - Autonomous Maintenance;
• Cải tiến có trọng điểm - Focus Improvement;
• Bảo trì có kế hoạch - Planned Maitenance;
• Đào tạo và huấn luyện - Training and Education;
• An toàn, sức khỏe và môi trường - Sefety, Health and Environment;
• Đảm bảo chất lượng - Quality Maintenance;
• Kiểm soát từ đầu - Initial Control;
• Hoạt động TPM tại khối văn phòng - Office TPM.

Bên cạnh các trụ cột trên, để thực hiện tốt TPM không thể thiếu hoạt động 5S. 5S được xem là nền móng của "ngôi nhà TPM", khởi đầu cho việc phát hiện các vấn đề để tiến hành những hoạt động cải tiến trong TPM.

1. Bảo trì tự quản - Autonomous Maintenance

Mục đích của Bảo dưỡng tự chủ:

1. Phát triển đội ngũ nhân viên vận hành có đầy đủ kiến thức, kỹ năng của người vận hành và làm chủ thiết bị đó. Họ có thể chuẩn đoán chính xác tình trạng của máy, ý thức cao về việc tuân thủ các yêu cầu an toàn vận hành máy, kiểm tra, vệ sinh, bảo trì và sửa chữa những lỗi thông thường của máy, tối đa năng suất vận hành thiết bị.

2. Thiết lập nơi làm việc ngăn nắp, khoa học để có thể giúp phát hiện bất cứ vấn đề nào khi nó xuất hiện.

Bảo dưỡng tự chủ là một trong những hoạt động quan trọng nhất trong TPM và tập trung chủ yếu vào đối tượng là người vận hành máy móc. Hoạt động này có thể dễ dàng thực hiện và đạt được thành quả nhất định trong một khoảng thời gian ngắn. Thực tế triển khai chương trình Bảo dưỡng tự chủ của các nhà máy đã thực hiện TPM cho thấy rất khó và thực sự không hiệu quả nếu triển khai nhiều công việc một lúc. Bởi vậy, chương trình Bảo dưỡng tự chủ thường được triển khai theo các bước bao gồm:

• Bước 0: Chuẩn bị
• Bước 1: Làm sạch ban đầu
• Bước 2: Thực hiện biện pháp thích hợp để loại bỏ nguồn gây bẩn và khó tiếp cận
• Bước 3: Soạn thảo các tiêu chuẩn Làm sạch, Kiểm tra, Bôi trơn (CL )
• Bước 4: Thực hiện đào tạo về kiểm tra và xây dựng các qui trình kiểm tra
• Bước 5: Tự kiểm tra
• Bước 6: Tiêu chuẩn hóa
• Bước 7: Quản lý tự chủ

Các hoạt động Bảo dưỡng tự chủ đều do nhóm vận hành thiết bị thực hiện, cán bộ bảo dưỡng chuyên trách, quản lý sản xuất và kỹ sư của nhà máy hỗ trợ việc đào tạo. Mỗi bước của chương trình Bảo dưỡng tự chủ đều tập trung vào một số hoạt động và mục tiêu khác nhau, là nền tảng để thực hiện hiệu quả hơn các bước tiếp theo.

2. Cải tiến có trọng điểm - Focus Improvement

Trong quá trình hoạt động và sản xuất của mỗi tổ chức luôn phát sinh những vấn đề liên quan như năng suất, chất lượng sản phẩm, chi phí, hiệu suất sử dụng thiết bị, an toàn lao động... Tùy theo từng thời điểm, ý nghĩa và mức độ cần thiết của sự việc tại thời điểm đó, tổ chức lựa chọn ưu tiên để tập trung cải tiến những vấn đề có tính quan trọng then chốt trước. Để thực hiện việc này, tổ chức thành lập một hoặc một số nhóm để tiến hành hoạt động cải tiến. Thông qua các bước: đo lường, phân tích tìm nguyên nhân gốc rễ, đưa ra giải pháp và thực hiện cải tiến, những vấn đề sẽ từng bước được giải quyết, từ đó chất lượng sản phẩm, năng suất lao động được tăng lên. Bên cạnh đó, vẫn cần tiếp tục khuyến khích những sáng kiến cải tiến nhỏ của từng cá nhân hoặc từng bộ phận.

Cải tiến liên tục luôn nằm trong chiến lược, mục tiêu của tất cả các tổ chức. Tuy nhiên, cải tiến có trọng điểm nhấn mạnh rằng nếu tập trung tất cả nguồn lực vào một hay một số mục tiêu được lựa chọn, xác định trước thì mức độ đạt được thành công cao hơn mà không lãng phí thời gian, công sức.

3. Bảo trì có kế hoạch - Planned Maitenance

Bảo dưỡng có kế hoạch nhằm thực hiện phương châm “phòng bệnh hơn chữa bệnh” để tránh sự cố dừng máy, các lỗi lặp lại, tăng tuổi thọ máy, giảm thời gian sửa chữa và chi phí bảo dưỡng. Hoạt động này cũng giúp cho việc thiết lập kế hoạch sử dụng và bảo dưỡng thích hợp đối với những máy móc thiết bị mới ngay từ khi bắt đầu đưa vào vận hành. Bảo dưỡng có kế hoạch định hướng vào công tác lập kế hoạch bảo dưỡng, dựa trên cơ sở thời gian chạy máy và điều kiện làm việc của máy cũng như khuyến nghị của nhà sản xuất máy móc thiết bị đó. Bên cạnh đó là việc dự phòng linh kiện, phụ tùng, vật tư, nhân lực, thời gian hợp lý để không ảnh hưởng sản xuất. Điều quan trọng cần phải thực hiện theo đúng theo kế hoạch. Bảo dưỡng theo kế hoạch tốt sẽ giảm thời gian dừng máy đột ngột, tăng tuổi thọ máy, giảm thời gian sửa chữa khắc phục và chi phí bảo dưỡng. Hoạt động Bảo dưỡng có kế hoạch kết hợp chặt chẽ với hoạt động Bảo dưỡng tự chủ.

Chính sách của Bảo dưỡng có kế hoạch:

 Đạt được và duy trì sự sẵn sàng của máy móc, thiết bị;

 Tối ưu hóa chi phí bảo dưỡng;

 Giảm tồn kho phụ tùng thay thế;

 Cải tiến sự tin cậy và duy trì được năng lực của thiết bị.

Mục tiêu:

 Không hỏng hóc và lỗi máy móc;

 Cải thiện độ tin cậy của thiết bị;

 Giảm chi phí bảo dưỡng;

 Đảm bảo luôn sẵn có các linh kiện, phụ tùng thay thế cho máy móc thiết bị.

Sáu bước thực hiện Bảo dưỡng có kế hoạch:

Bước 1: Đánh giá thiết bị và ghi nhận tình trạng hiện tại của thiết bị;

Bước 2: Khôi phục những hỏng hóc và cải tiến các điểm yếu;

Bước 3: Xây dựng hệ thống quản lý thông tin;

Bước 4: Chuẩn bị thời gian dựa trên hệ thống thông tin và lựa chọn thiết bị, các vật tư thay thế, các thành viên và đưa ra kế hoạch cụ thể;

Bước 5: Thiết lập hệ thống bảo dưỡng phòng ngừa bằng cách đưa ra các kỹ thuật chẩn đoán thiết bị;

Bước 6: Đánh giá hoạt động bảo dưỡng theo kế hoạch

4. Đào tạo và huấn luyện - Training and Education

Thực hiện TPM là một quá trình học tập không ngừng. Công nhân vận hành thiết bị phải thường xuyên được huấn luyện, nâng cao kỹ năng và thái độ làm việc. Đội ngũ cán bộ cần được đào tạo về khả năng quản lý, làm việc nhóm, giải quyết vấn đề, quản lý chất lượng v.v. Nếu không có quá trình đào tạo đúng và được chuẩn hóa, TPM và hệ thống bảo dưỡng nói chung sẽ không được thực hiện. Vì vậy, hoạt động đào tạo phải được thực hiện một cách đầy đủ, đảm bảo chất lượng và hiệu quả. Hoạt động này hỗ trợ tích cực cho tất cả các hoạt động trên, đặc biệt là Bảo dưỡng tự chủ. Do đó, việc định hướng công tác đào tạo của nhà máy cần phải dựa trên các hoạt động của TPM.

Mục tiêu đào tạo thường được thiết lập bởi các cán bộ nắm vững về sản xuất và kỹ thuật của công ty. Mọi công nhân, nhân viên phải được đào tạo để từng bước đạt được đến kỹ năng thứ 4 dưới đây:

 Mức kỹ năng 1: Chưa biết gì.

 Mức kỹ năng 2: Biết về khái niệm nhưng chưa thể làm được.

 Mức kỹ năng 3: Có thể làm nhưng không thể truyền đạt cho người khác.

 Kỹ năng 4: Có thể làm được và truyền đạt cho người khác.

Chính sách đào tạo và huấn luyện

 Tập trung vào nâng cao kiến thức, kỹ năng và kỹ thuật.

 Tạo ra một môi trường học tập khuyến khích việc tự học dựa trên nhu cầu.

 Chương trình đào tạo, công cụ, đánh giá đào tạo... cho nhân viên.

 Đào tạo giúp giảm bớt sự vất vả của nhân viên và làm cho công việc trở nên thú vị hơn. Mục tiêu đào tạo và huấn luyện

 Đạt được và duy trì: Thời gian chết của máy - 0 đối với các máy móc chính;

 Đạt được và duy trì không có tổn thất do công nhân hiểu biết kém hoặc thiếu các kỹ năng, kỹ thuật cần thiết;

 Hướng tới 100% nhân viên tham gia vào việc đóng góp ý kiến cải tiến (hệ thống khuyến nghị).

Các bước tiến hành các hoạt động đào tạo và huấn luyện:

Bước 1: Thiết lập các chính sách, vấn đề ưu tiên và kiểm tra hiện trạng đào tạo và huấn luyện;

Bước 2: Thiết lập hệ thống đào tạo cho công nhân vận hành, nâng cao kỹ năng Bảo dưỡng thiết bị;

Bước 3: Đào tạo đội ngũ nhân viên để đào tạo lại cho công nhân vận hành;

Bước 4: Chuẩn bị lịch đào tạo;

Bước 5: Thực hiện, vận hành hệ thống;

Bước 6: Đánh giá các hoạt động đã thực hiện và nghiên cứu phương pháp cho thời gian sắp tới

5. An toàn, sức khỏe và môi trường - Sefety, Health and Environment

Mục tiêu của hoạt động này là tiến tới không có tai nạn lao động, không có bệnh nghề nghiệp, không gây tác động xấu đến môi trường. Trong đó đặc biệt nhấn mạnh đến an toàn của người vận hành thiết bị. Thực tế trong sản xuất cho thấy không thể đạt được năng suất cao, chất lượng ổn định nếu nơi làm việc bừa bãi, trơn trượt, thiếu ánh sáng, đầy tiếng ồn, bụi bặm, mùi ô nhiễm dẫn đến bệnh nghề nghiệp và các mối hiểm nguy chực chờ hằng ngày. Bên cạnh đó, nếu có sự khiếu nại của cộng đồng khi môi trường sống bị ô nhiễm sẽ ảnh hưởng đến uy tín doanh nghiệp. Để thực hiện hoạt động này, tổ chức cần thực hiện các công việc như sau:

• Thiết lập, công bố chính sách về an toàn, sức khỏe và môi trường và công bố, đảm bảo tuân thủ các quy định của luật pháp về an toàn, sức khoẻ, môi trường và có nhân viên chuyên trách về an toàn lao động;
• Xác định hệ thống đánh giá về các mối nguy hiểm, các khía cạnh sản xuất có ảnh hưởng đến môi trường làm việc và môi trường sống của cộng đồng để tập trung cải tiến;
• Huấn luyện, nâng cao nhận thức cho mọi người: huấn luyện về các kỹ năng Phòng cháy chữa cháy, kỹ tăng cứu thương;
• Thiết lập và tuân thủ quy trình về trường hợp sự cố khẩn cấp;
• Có hệ thống báo cáo tai nạn, báo cáo trường hợp có khả năng bị tai nạn và có đầy đủ trang thiết bị về an toàn;
• Có hệ thống xử lý chất thải và khí thải đạt tiêu chuẩn.

6. Đảm bảo chất lượng - Quality Maintenance

Đảm bảo chất lượng hướng tới mục đích thỏa mãn khách hàng thông qua cung cấp sản phẩm chất lượng cao nhất, không có sai lỗi trong sản xuất. Trọng tâm của duy trì chất lượng là loại bỏ những sự không phù hợp một cách có hệ thống, giống như Cải tiến có trọng điểm. Máy móc thiết bị là một trong những yếu tố tác động tới chất lượng sản phẩm, vì vậy cần loại bỏ những vấn đề có liên quan tới chất lượng hiện tại và sau đó là những vấn đề tiềm ẩn. Như vậy, đã có sự chuyển đổi từ phản ứng sang chủ động (Kiểm soát chất lượng sang Đảm bảo chất lượng). Duy trì chất lượng nhằm thiết lập, duy trì một hệ thống quản lý chất lượng tốt, kiểm soát chất lượng từ khâu đầu tiên đến khâu phân phối và hậu mãi, có hệ thống khắc phục và phòng ngừa.

Chính sách của Duy trì chất lượng:

 Không có khuyết tật và kiểm soát các thiết bị;

 Các hoạt động quản lý chất lượng để hỗ trợ đảm bảo chất lượng;

 Tập trung phòng ngừa khuyết tật tại nguồn;

 Tập trung vào phòng chống sai lỗi (Poka-Yoke);

 Phát hiện và phân loại khuyết tật;

 Cán bộ đảm bảo chất lượng hoạt động hiệu quả.

Mục tiêu:

 Đạt và duy trì không có khách hàng khiếu nại;

 Giảm 50% tỉ lệ khuyết tật trong quá trình sản xuất;

 Giảm 50% chi phí chất lượng.

Tiêu chuẩn ISO 9001 - Hệ thống quản lý chất lượng và phương pháp cải tiến “6 Sigma” là những cách thức hiệu quả để duy trì và cải tiến chất lượng.

7. Kiểm soát từ đầu - Initial Control

Kiểm soát từ đầu là xem xét mọi giai đoạn của quá trình sản xuất từ đầu đến cuối và tìm cách cải thiện các điểm yếu. Bên cạnh đó, là việc thiết lập một hệ thống dữ liệu để đánh giá và rút kinh nghiệm những vấn đề trong quá khứ trước khi chuẩn bị đầu tư mua sắm hệ thống máy móc thiết bị mới hoặc trước khi nghiên cứu phát triển một sản phẩm mới. Thiết bị mới phải có ưu điểm tích cực hơn thiết bị cũ như dễ vận hành, dễ vệ sinh, dễ bảo dưỡng, tin cậy, ít tiêu tốn năng lượng, tuổi thọ cao hơn v.v. oạt động này kết hợp chặt chẽ với Bảo dưỡng có kế hoạch

8. Hoạt động TPM tại khối văn phòng - Office TPM.

Hoạt động này gián tiếp hỗ trợ cho bộ phận sản xuất với nhiệm vụ là thu thập, xử lý, cung cấp thông tin và phục vụ các nhu cầu khác của sản xuất. Hoạt động này cần được bắt đầu sau khi tiến hành Bảo dưỡng tự chủ, Cải tiến cụ thể, Bảo dưỡng có kế hoạch, Duy trì chất lượng và nhắm tới loại bỏ các lãng phí có liên quan như: lãng phí xử lý công việc; tổn thất chi phí trong khâu mua hàng, tiếp thị, bán hàng dẫn tới tồn kho cao; mất thông tin liên lạc; tổn thất do nhàn rỗi; tổn thất do sắp xếp, bố trí công việc; máy móc văn phòng bị hỏng hóc; thiết bị liên lạc bị hỏng; mất thời gian vào tìm kiếm thông tin; không xác định được mức tồn kho chính xác; khiếu nại của khách hàng liên quan đến khâu hậu cần; chi phí xử lý văn bản, trường hợp mua hàng khẩn cấp.